Można już pobierać certyfikaty KSeF. Kto i po co musi je mieć?

Od 1 listopada 2025 r.

Od 1 listopada 2025 r. podatnicy mogą zacząć pobierać certyfikaty dla Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To nowy rodzaj podpisu elektronicznego, który funkcjonuje wyłącznie w środowisku KSeF. Certyfikat służy do potwierdzania tożsamości wystawcy faktury, logowania w programach powiązanych z KSeF – takich jak Faktury.co – a także do wystawiania faktur w trybie offline, czyli wtedy, gdy KSeF jest niedostępny.

Po uwierzytelnieniu za pomocą certyfikatu podatnik zyskuje możliwość zarządzania uprawnieniami w systemie, np. nadawania dostępu swoim pracownikom lub współpracownikom.

Do czego służy certyfikat KSeF?
Certyfikat pełni trzy kluczowe funkcje:
- Uwierzytelnia podatnika przy logowaniu do KSeF.
- Pozwala wystawiać faktury offline, np. w czasie awarii KSeF.
- Umożliwia logowanie przez aplikacje zewnętrzne, w tym programy do fakturowania, takie jak Faktury.co.

Jak zdobyć certyfikat?
Od 1 listopada 2025 r. certyfikaty można pobierać w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Proces odbywa się w pełni online – wystarczy zalogować się przez login.gov.pl lub posłużyć się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
MCU to także narzędzie, dzięki któremu można wnioskować o dodatkowe certyfikaty, np. dla pracowników lub podmiotów uprawnionych do wystawiania faktur offline.

O certyfikat mogą wnioskować m.in:
- przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność (po NIP),
- osoby fizyczne uprawnione do korzystania z KSeF (po PESEL),
- podmioty niebędące osobą fizyczną – np. spółki (po NIP),
- osoby zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA.

Certyfikat jest ważny maksymalnie 2 lata, przy czym jego ważność rozpoczyna się od daty wskazanej we wniosku lub od daty jego wydania.

Dlaczego warto zająć się certyfikatem już teraz?
Moduł Certyfikatów i Uprawnień został uruchomiony trzy miesiące przed obowiązkowym wejściem KSeF, aby dać przedsiębiorcom czas na spokojne zapoznanie się z innymi elementami systemu – szczególnie tymi związanymi z bezpieczeństwem i zarządzaniem dostępem.
Choć pełna funkcjonalność certyfikatu będzie dostępna dopiero od 1 lutego 2026 r., warto zdobyć go już wcześniej – to ułatwi późniejsze wdrożenie obowiązków związanych z e-fakturowaniem i oszczędzi nerwów tuż przed wejściem w życie przepisów.

Integracja Faktury.co z KSeF
W programie Faktury.co certyfikaty KSeF można już dodawać bezpośrednio w panelu, dzięki czemu przygotowania do obowiązkowego wdrożenia nowego systemu e-faktur mogą rozpocząć się z wyprzedzeniem.