Modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia zasady gry dla wielu przedsiębiorców.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia zasady gry dla wielu przedsiębiorców. Oznacza to nie tylko konieczność korzystania z systemu przy wystawianiu faktur, ale również dostosowanie współpracy z biurami rachunkowymi. W praktyce wyróżniamy cztery podstawowe modele współpracy, każdy z własnymi plusami i minusami.

Model 1 – brak dostępu biura rachunkowego do KSeF
Niektórzy przedsiębiorcy nadal wolą przekazywać faktury w tradycyjnej formie – papierowej lub wysyłanej zbiorczo do biura rachunkowego online. Powody mogą być różne: brak zaufania do nadawania uprawnień czy ograniczenia technologiczne.

Co to oznacza w praktyce?
Biuro rachunkowe nie będzie mogło automatycznie pobierać faktur sprzedaży ani kosztowych, co spowalnia proces obsługi księgowej.

Jak biuro może sobie poradzić?
- Wyjaśnić klientowi, dlaczego warto nadać dostęp do KSeF i jakie przyniesie to korzyści.
- Uświadomić ryzyko i utrudnienia wynikające z braku automatyzacji.
- W razie potrzeby rozważyć zmianę ceny za obsługę księgową.
Decyzja zależy od relacji z klientem i indywidualnej sytuacji.

Model 2 – dostęp do KSeF nadany biuru jako podmiotowi
Przedsiębiorca może nadać dostęp całemu biuru rachunkowemu, a nie konkretnej osobie. Uprawnienia obejmują wystawianie i pobieranie faktur, ale nie pozwalają właścicielowi biura decydować, który pracownik ma dostęp do faktur konkretnego klienta.

Zalety:
- Brak konieczności podawania PESEL – wystarczy NIP biura.
- Prosta integracja z KSeF, szczególnie gdy biuro ma wielu pracowników.

Wady:
- Klient musi bardziej angażować się w zarządzanie dostępami.
- Biuro potrzebuje elektronicznej pieczęci kwalifikowanej.
- Pracownik przypięty do konta biura ma wgląd w faktury całego biura.
- Brak możliwości selektywnego przydzielania dostępu do klientów.

Model 3 – dostęp nadany właścicielowi biura jako osobie fizycznej
To najbardziej rekomendowany model. Klient nadaje uprawnienia właścicielowi biura, który dalej zarządza dostępami pracowników. W ten sposób klient wykonuje tylko jedną czynność, a biuro samodzielnie organizuje pracę.

Zalety:
- Lepsza kontrola nad dostępami pracowników.
- Mniejsze ryzyko wycieku danych.
- Łatwiejsze śledzenie błędów dzięki systemowi logów.

Wady:
- Ograniczony dostęp dla innych pracowników, jeśli właściciel nie przekazał odpowiednich uprawnień.
- Możliwe problemy przy nieobecności właściciela biura.
- Wymaga podania przez właściciela PESEL.

Model 4 – dostęp nadany wybranemu pracownikowi biura
Najmniej polecany wariant ze względu na rotację pracowników i brak pełnej kontroli właściciela biura. Jeśli klient wybierze ten model, warto zawrzeć szczegółową umowę określającą zakres uprawnień i odpowiedzialność pracownika.

Zalety:
- Ułatwia współpracę przy stałych opiekunach klientów.
- Szybsze wystawianie i pobieranie faktur bez angażowania właściciela biura.

Wady:
- Przedsiębiorca musi sam zarządzać uprawnieniami w przypadku zmiany pracownika.
- Brak kontroli właściciela biura nad dostępami.
- Ryzyko błędów lub nieprawidłowego wykorzystania uprawnień.

Podsumowanie
KSeF wprowadza nowe standardy w obsłudze faktur i wymusza dostosowanie współpracy z biurami rachunkowymi. Każdy z czterech modeli ma swoje mocne i słabe strony – ostateczny wybór należy do przedsiębiorcy, który powinien kierować się zarówno wygodą, jak i bezpieczeństwem danych.